Czarna magia w małej firmie: e-faktura nieznana i straszna

Firma Millward Brown na zamówienie BillBird SA (pod patronatem Business Centre Clubu) przebadała ostatnio proces wystawiania faktur w 300 firmach zatrudniających od 10 do 249 pracowników.

Okazało się, że przedsiębiorcy dostrzegają korzyści finansowe płynące z ewentualnego przejścia z papieru na pliki elektroniczne, ba, 97 proc. z nich słyszało o e-fakturach, ale konkretna ich wiedza o elektronicznym obiegu dokumentów jest mizerna. Badani przyznali to sami.

– Głównymi barierami w unowocześnianiu obiegu dokumentów, w tym przede wszystkim w korzystaniu z e-faktur są lęki związane z przepisami i stosunkiem urzędników skarbowych do faktur elektronicznych. Badania statystyczne potwierdziły wyniki badań jakościowych przeprowadzonych kilka miesięcy temu – komentuje Anna Białek z MillwardBrown.

Ponad połowa badanych przedsiębiorców twierdzi, że do korzystania z e-dokumentów zniechęcają ich głównie urzędy skarbowe, jeszcze więcej wskazywało, że „przepisy dotyczące dokumentów elektronicznych są dla większości przedsiębiorców z sektora MSP niejasne lub niedostatecznie nagłośnione”. Nieco mniej obawia się o bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów, natomiast aż 60 procent przyznaje, że barierą upowszechnienia faktury elektronicznej może być przyzwyczajenie większości właścicieli firm do faktur papierowych.

– Paradoksem jest przy tym, że 73 procent przedsiębiorców poza pracą, jako osoby prywatne, dostaje od dostawców najróżniejszych usług faktury elektroniczne i chwali sobie to rozwiązanie. Jak widać „praktyka domowa” nie przekłada się jednak na decyzje podejmowane w firmach – zauważa Ewa Ulicz, członek zarządu BillBird SA.

Większość firm uważa stosowanie e-dokumentów za korzystne dla przyrody (ochrona lasów itp.), mało kto wymienia jednak ten powód spontanicznie jako ten, który skłania do stosowania e-faktur. Częściej podawane są korzyści ekonomiczne (brak konieczności druku i wysyłania faktur) i wygoda.

Wokół elektronicznych dokumentów narosło wiele mitów. Co piąty przedsiębiorca uważa, że faktura wysłana e-mailem nie jest e-fakturą, co szósty – że w przypadku dochodzenia należności (np. w sądzie lub przez firmę windykacyjną) e-faktura nie wystarczy i potrzebna jest wersja papierowa. Blisko połowa firm jest przekonanych, że US wymagają do kontroli papierowych wersji faktur, co piąta – nie jest pewna, jakie są wymagania.

Ponieważ przedsiębiorcy oceniają swoją wiedzę na temat faktur elektronicznych bardzo nisko, wskazują na potrzebę edukacji w tym względzie. Wielu uważa, że ta forma obiegu dokumentów powinna być lepiej popularyzowana.

Autorzy badania konkludują, że „Przedsiębiorcy, wbrew swojemu przekonaniu, mają całkiem dużą wiedzę na temat e-faktury, jednak barierą dla jej upowszechnienia wydaje się brak pewności co do kształtu regulacji prawnych w tym zakresie oraz nieuzasadniony strach przed instytucjami, takimi jak urzędy skarbowe.”

Maria Brożek, piekarnia „Złoty Kłos”, prezes Izby Gospodarczej Dorzecza Raby: – Dokumentacja naszej firmy jest tworzona i przetwarzana elektronicznie. Najważniejsze dokumenty są drukowane i przechowywane w formie papierowej w archiwum. Z urzędem skarbowym wciąż jeszcze kontaktujemy się w tradycyjny sposób: dokumenty składane są w formie papierowej. Przygotowujemy się już jednak do kontaktu elektronicznego. Natomiast w przypadku ZUS cała dokumentacja od kilku lat prowadzona jest wyłącznie elektronicznie.

Janusz Kowalski, firma rzemieślnicza „Elja”, prezes Małopolskiej Izby Rzemiosła i Przedsiębiorczości w Krakowie: – Z urzędami kontaktuję się w sposób tradycyjny, tak jak 80–90 proc. rzemieślników. Moim zdaniem, rzemieślnik samodzielnie z reguły nie jest w stanie szybko przyswoić nowoczesnych technologii, robić przelewy przez internet i także w ten sposób rozliczać się z Urzędem Skarbowym i ZUS-em. Tak też twierdzi 80 proc. środowiska rzemieślniczego.

[email protected]

Współpraca (MCh)