Grudniowy koszmar przedsiębiorców

Potocznie zwany jest inwentaryzacją albo remanentem, fachowo określany spisem z natury składników majątkowych firmy. Najczęściej jest grudniowym koszmarem dla przedsiębiorców. Co zrobić, aby bez stresu, a do tego w prawidłowy sposób przeprowadzić taką inwentaryzację?

Weryfikacja zapisów

Koniec roku zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim na przedsiębiorców czeka dodatkowa praca związana z inwentaryzacją składników majątkowych.

Każdy prowadzący działalność gospodarczą przed­siębiorca zobowiązany jest do przeprowadzenia na koniec roku podatkowego tzw. inwentaryzacji. Takiemu spisowi podlegają konkretne elementy majątku, które ponadto należy wycenić.

Celem inwentaryzacji jest weryfikacja zapisów księgowych, co w rezultacie ma umożliwić wprowadzenie niezbędnych korekt, które zapewnią rzetelność prowadzonej ewidencji i zgodność ze stanem faktycznym.

W świetle obowiązujących przepisów, podatnicy prowadzący uproszczoną rachunkowość, inwentaryzacji dokonują w formie spisu z natury składników majątku. Szerszy zakres inwentaryzacji dotyczy podatników, którzy prowadzą pełne księgi.

– Bardzo często przedsiębiorcy nie doceniają wartości, jaką stanowi prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja – mówi Artur Zych, dyrektor Oddziału Tax Care w Krakowie. – A przecież ma ona ogromne znaczenie. Dzięki prawidłowo przeprowadzonej ewidencji możliwe jest wykrycie wszelkich niezgodności, które zniekształcają faktyczny obraz sytuacji ekonomiczno-finansowej firmy.

Lepiej zaplanować

Najlepiej oczywiście zacząć wcześniej i nie zostawiać remanentu na ostatnią chwilę. Przede wszystkim trzeba wyznaczyć osobę odpowiedzialną za całość spisu, a także wydelegować tzw. zespół spisowy oraz wyznaczyć kogoś, kto finalnie wszystko skontroluje. Warto też dokładnie sprecyzować zakres i poszczególne czynności, które trzeba wykonać podczas przeprowadzania takiej inwentaryzacji.

Po pierwsze: przedmiot

W spisie należy wykazać takie elementy majątku jak: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, wyroby gotowe, produkcja w toku, półwyroby oraz braki własnej produkcji i odpady, jak również te towary, które są własnością przedsiębiorcy, ale których w dniu dokonywania spisu fizycznie nie ma w zakładzie oraz towary obce, które w zakładzie się znajdują.

Po zliczeniu wyżej wymienionych składników musimy je również wycenić, nie później w ciągu 14 dni liczonych od daty zakończenia spisu. Należy pamiętać, że towary obce nie podlegają wycenie.

Po drugie: wycena

Wycena opiera się na czterech podstawowych wartościach: na cenie zakupu, cenie nabycia, cenie rynkowej oraz koszcie wytworzenia, a poszczególne elementy majątku podlegają różnym wartościom wyceny. Cena zakupu to np. wartość, jaką nabywca płaci za zakupiony towar, pomniejszona o VAT.

Za cenę nabycia uważa się sumę kwoty należnej sprzedawcy i kosztów zakupu wynikających z przystosowania zakupionego elementu do stanu zdatnego do użytkowania (np. koszt transportu, wyładunku, ubezpieczenia na czas podróży). Z kolei kosztem wytworzenia jest równowartość kosztów poniesionych na wyprodukowanie danego elementu.

Warto pamiętać, że w przypadku spisanych towarów obcych, wycena nie obowiązuje. Wystarczy jedynie zamieścić w spisie informację o ich ilości i wskazać właściciela. Tak zliczone i wycenione elementy wpisujemy w odpowiedni formularz, na którym trzeba się oczywiście podpisać.

Szczegółową formę spisu określa ustawodawca w Rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w par. 28 pkt 2, m.in. dla księgarń i antykwariatów, dla kantorów.

Nadwyżki

Ale co zrobić, jeśli podczas remanentu okaże się, że składników majątku jest więcej niż być powinno?

– W takiej sytuacji należy nadwyżkę wykazać jako przychód z otrzymanych nieodpłatnie rzeczy, przez co kwota przychodu do opodatkowania ulegnie zwiększeniu – wyjaśnia Artur Zych. – Należy mieć też na uwadze, iż przychód powstanie po raz drugi w momencie sprzedania tego nadwyżkowego elementu.

Niedobory

Jeśli z kolei remanent wykaże też niedobory, to tutaj należy zachować sporą ostrożność. W pierwszej kolejności należy ustalić, z jakiego powodu doszło do powstania niedoborów. Jeśli niedobory magazynowe mają charakter niezawiniony (np. na skutek zagubienia, uszkodzenia lub kradzieży pomimo zachowania należytej staranności) można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

– Jeśli jednak mają charakter zawiniony, to wydatki na zakup tych towarów z reguły nie będą mogły stanowić podatkowych kosztów w rozliczeniu podatnika – dodaje dyr. Zych.

[email protected]