Należności z tytułu podróży służbowych w kosztach uzyskania przychodu firmy

Wysokość kwot wypłacanych z tytułu kosztów poniesionych w podróży służbowej

W przepisach prawnych dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych i od osób prawnych nie znajdujemy zakazu ani ograniczenia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu przez firmę wydatków poniesionych przez pracodawcę na wypłatę diet i zwrot innych kosztów związanych z podróżą służbową. Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w podróży służbowej pracodawca może odliczyć od przychodu nawet jeśli świadczenia te są wyższe niż limity wyznaczone w rozporządzeniach.

Wyjątek stanowią w tym zakresie wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych w podróży służbowej. W tym przypadku kosztem nie mogą być wydatki w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przez pracodawcę . Pracodawca z kolei powinien ustalić kwoty zwrotu przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem. Dodatkowo wymagane jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Jeśli podróż służbowa jest realizowana przy użyciu samochodu i pojawia się konieczność zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów, niezbędna jest faktura. Co istotne, taki wymóg dotyczy jedynie zakupów na terenie Polski - za granicą taką rolę spełni paragon lub dokument kasowy, co wynika z par. 14 pkt.

Należności wypłacane z tytułu kosztów podróży służbowych w PIT

Pity wystawiane przez pracodawcę (informacje roczne PIT-11) nie zawierają wypłaconych kwot zwrotów wydatków poniesionych w podróżach służbowych przez pracowników. Kwoty zwrotów nie podlegają opodatkowaniu w części nieprzekraczającej określonych limitów. Odstępstwem od tej zasady nieopodatkowania stanowią stanowią kwoty zwrotów wydatków na posiłki lub przejazdy w wysokościach przekraczających limity. Kwoty przekraczające limity podlegają opodatkowaniu. W przypadku wypłat wyższych niż określone limity od nadwyżki należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych i wykazać je w informacjach PIT 11 (pity roczne wystawiane przez pracodawcę) jak i deklaracjach rozliczanych przez pracownika. .

Konieczność dokonania wypłat

Aby zwrot należności z tytułu podróży służbowych mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów firmy, istotny jest fakt dokonania wypłat należnych kwot. Tylko kwoty wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu firmy.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie można uważać za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepozostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy. Zatem wydatki pracodawcy na świadczenia dla pracownika lub należności z tytułu zwrotu poniesionych kosztów będą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem, że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Ważne jest też, aby były one właściwie udokumentowane. Rozporządzenie dotyczące delegacji przewiduje, że do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami) w przypadku gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik powinien złożyć oświadczenie w formie pisemnej o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczeniu służyć mogą również paragony fiskalne. Jeśli podróż służbowa jest realizowana za granicą przy użyciu samochodu i pojawia się konieczność zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów, to za granicą rolę faktury spełnia paragon lub dokument kasowy (wynika to z par. 14 pkt. Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Warto pamiętać o odpowiednim opisaniu takich dowodów zakupu, aby mogły stanowić dowód księgowy..

Inne warunki zaliczenia wydatków do kosztów

W przypadku kosztów wypłacanych w formie ryczałtowej przepisy podatkowe pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie takich, które uwzględniają diety za czas podróży służbowej w wysokości przewidzianej w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Inne należności mające formę ryczałtu nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Z tego powodu bardzo istotne jest, aby wszelkie inne wydatki, poza dietami były właściwie udokumentowane, np. w formie rachunku lub faktury.

Poza tym przedsiębiorca musi udowodnić, że odbyte przez jego pracowników podróże służbowe związane były z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli uzyskiwaniem przychodu i mogą mieć lub mają wpływ na efekty tej działalności. W art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określone są wymogi, jakie muszą być spełnione, aby dany wydatek zaliczyć do kosztów firmowych. Wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła. Ponadto poniesione wydatki nie mogą znajdować się w spisie kosztów, które nie stanowią z zasady kosztów uzyskania przychodu.