Nasza Loteria SR - pasek na kartach artykułów

Nasze państwo przygniotły tysiące ton zbędnego papieru

Zbigniew Bartuś
Fot. Andrzej Banaś
Władza. O dramatycznym zacofaniu technicznym i organizacyjnym publicznych instytucji Polacy dowiadują się przy okazji katastrof, jak ta z wyborami. Codzienność wcale nie jest ani trochę lepsza – alarmują... sami urzędnicy.

Blisko 19 kilometrów półek zajmują papierowe akta w Urzędzie Miasta Krakowa. Można by nimi wytapetować całą Polskę, Czechy, Słowację i jeszcze fragment Austrii. Zalegają w różnych punktach miasta, bo w głównym archiwum przy Dobrego Pasterza (o powierzchni 2,4 tys. metrów kw.!) brakuje miejsca. Przechowywanie kosztuje krocie.

Zdaniem wielu, zwłaszcza młodszych, urzędników – akta te w dobie komputerów powinny zostać przerobione na papier toaletowy, bo... nie są do niczego potrzebne.

– Wręcz szkodzą! – mówi bez ogródek Jerzy Cywicki, dyrektor Wydziału Informatyki Starostwa Powiatowego w Krakowie, które też tonie w papierach. Jego zdaniem dokumenty w formie papierowej utrudniają urzędnikom pracę i przeszkadzają w sprawnej obsłudze klientów. – Technika od dawna pozwala zastąpić tradycyjne akta bezpiecznymi cyfrowymi kopiami, do których dostęp jest błyskawiczny i wygodny. Ale mamy idiotyczne, przestarzałe przepisy – dodaje dyrektor.

Od kilku lat zadaje ministrom i posłom pytanie: po co urzędy muszą trzymać te papiery? Dlaczego muszą się nimi posługiwać? Bez odpowiedzi.

Również w opinii Łukasza Świerzewskiego, specjalisty od cyfrowej administracji z małopolskiego Urzędu Marszałkowskiego, korzystanie dzisiaj z papierowych akt jest absurdem.

– Nie tylko mnie wydaje się dziwne, że w erze internetowych zakupów i banków obywatel, chcąc załatwić sprawę urzędową, wciąż musi przynosić urzędnikowi papierowe kopie dokumentów zalegających w archiwum tego samego urzędu, a bywa że nawet w szafie za plecami tegoż urzędnika.To powinno się zmienić – uważa Świerzewski.

W krakowskim starostwie same tylko akta zarejestrowanych aut zajmują półtora kilometra półek.– Mamy je wszystkie pięknie zeskanowane, w razie potrzeby urzędnik może skorzystać z cyfrowych kopii. W sekundę! A po papier musiałby iść do archiwum, szukać, przynieść… Nikt tego nie robi! Najchętniej pozbyłbym się tej zbędnej makulatury. Ale prawo nie pozwala – żali się dyr. Cywicki.

Jego zdaniem fakt, iż urzędy i instytucje w Polsce tak słabo korzystają z postępu technologicznego, owocuje rozrostem biurokracji.

W Monachium widział, jak tamtejsi urzędnicy skanują dokumenty, po czym wrzucają je do niszczarki. Przepisy ułatwiają życie instytucjom, a przede wszystkim obywatelom. Wspomniał o tym Romanowi Dmowskiemu, wiceministrowi administracji i cyfryzacji, na zorganizowanym przez „Dziennik Polski” II Forum Przedsiębiorców. – Pracujemy nad tym, by papieru było mniej – odparł minister.

Na razie jednak wszystkie publiczne instytucje muszą się trzymać „Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych”. Wbrew pozorom wydał je nie Józef Cyrankiewicz, tylko Donald Tusk w 2011 roku.

– Określa warunki, jakie muszą spełnić magazyny akt. Liczy 298 stron papieru – opisuje z wyraźną ironią w głosie krakowski urzędnik.

Rząd leśnych dziadków i idiotyczne przepisy

Prywatne firmy kupują systemy informatyczne, by usprawnić pracę i odchudzić administrację. A w urzędach biurokracja rośnie.

Według Małopolskiego Porozumienia Organizacji Gospodarczych, w średniej wielkości firmie administracja stanowi do 2 proc. załogi. W instytucjach publicznych jest to nawet 30 proc.

– Czyli do wykonania podobnych czynności urzędy potrzebują kilkanaście razy więcej ludzi niż biznes. Gdyby jakaś firma chciała tak działać, poszłaby z torbami – komentują w MPOG.

Jerzy Cywicki, szef Wydziału Informatyki w krakowskim starostwie, mówi, że pod presją mieszkańców władza stara się skrócić czas obsługi obywatela. – Nowoczesne narzędzia znakomicie się do tego nadają. Ale się ich w urzędach nie używa. Czas załatwiania spraw skracano dotąd głównie poprzez zatrudnianie armii nowych urzędników – twierdzi Jerzy Cywicki.

Jego zdaniem Polska powinna uczyć się od innych krajów i szybko wprowadzić sprawdzone tam rozwiązania. Podczas wizyty w partnerskim urzędzie w Monachium uderzyło go, w jak prosty sposób załatwiono problem kosztownego przechowywania fury papierowych akt. Po prostu… przestano je przechowywać. Archiwizuje się je cyfrowo, na odpowiednio zabezpieczonych serwerach.

– Dokumenty, na podstawie których wydano decyzje, skanuje się i na koniec dnia papiery idą do niszczarki. My też skanujemy, bo to nam znakomicie ułatwia pracę, dostęp do elektronicznych kopii jest przecież błyskawiczny. Ale papierowe oryginały musimy przechowywać. Nie wiem, po co. Procedura jest skończona, jest decyzja, to po co mi ta makulatura? – pyta retorycznie dyrektor Cywicki.

A to tylko mały fragment niewydolnego i kosztownego systemu, który niepotrzebnie utrudnia życie urzędnikom i obywatelom. – W Polsce np. oddaje się do urzędu stare tablice rejestracyjne, urząd nie wie, co z nimi robić, musi je odsprzedać, ogłasza przetarg. Potrzeba do tego urzędników, czasu. A w Monachium urząd ma wiertarkę – przewierca stare blachy i człowiek może sobie je wziąć do domu. Przy rejestracji nowego samochodu urzędnik wcale nie wydaje nowych blach. Klient może sobie je zamówić, gdzie chce. Tylko numery muszą się zgadzać. To proste, nie wymaga tylu urzędników ani pieniędzy – ciągnie Jerzy Cywicki.

50 + niechęć i strach

Dr Marek Valenta z AGH, prezes oddziału Polskiego Towarzystwa Informatycznego w Krakowie, podkreśla, że poważnym problemem jest mentalność ludzi w średnim wieku oraz starszych. – Nie nadążają za zmianami technologicznymi. Powinniśmy ich intensywnie edukować – uważa dr Valenta.

Łukasz Świerzewski z Urzędu Marszałkowskiego dodaje, że problem mentalności dotyczy zarówno szarych obywateli, jak i urzędników. – Może nawet w urzędach jest on większy, bo pracuje tu dużo osób w wieku 50+ – mówi Świerzewski. Jego zdaniem mentalność sprawia, że wielu urzędników postrzega nowe technologie nie jako pomocne, lecz – szkodliwe.

– Nazywamy to syndromem pocztowców – komentuje informatyk z UMK, do niedawna związany z Pocztą Polską. – Tym państwowym molochem jeszcze niedawno zarządzały „leśne dziadki” – takie jak w PKW. Ludzie ci kompletnie nie rozumieli, czemu służą technologie informatyczne, osobiście ich nie używali, a nawet się ich bali. To samo można powiedzieć o większości pracowników.

Pamięta, że kiedy kilkanaście lat temu montował komputery w placówkach pocztowych, panie z „okienek” jednogłośnie narzekały, że „przez cholerne komputery” mają więcej pracy. – Kupiony przez pocztę system był tak idiotyczny, przestarzały i nieprzyjazny w obsłudze, że pracownicy musieli po staremu wpisywać wszystko ręcznie do papierowych akt, a potem jeszcze do komputerów. Kolejki pod okienkami rosły, a Poczta traciła rynek! – wspomina ekspocztowiec, który ten sam syndrom obserwuje teraz w urzędach.

– Tam, gdzie włodarz jest bardziej rozgarnięty i otwarty na nowe technologie, jak np. marszałek Marek Sowa, jeszcze jakoś to wygląda – uważa informatyk. – Ale spotkałem w Małopolsce wójtów, którzy twierdzili, że głupi internet nie przetrwa próby czasu i „w ogóle nie interesuje społeczeństwa”.

HEKTARY MAGAZYNÓW

Archiwum Urzędu Miasta Krakowa przy ul. Dobrego Pasterza 116a składa się z 15 magazynów o łącznej powierzchni 2148 mkw. Długość półek wynosi tu w sumie 17 115 m.

Pozostałe magazyny archiwum znajdują się na os. Zgody 2, przy ul. Pachońskiego 12 oraz ul. Kasprowicza 29, mają łączną powierzchnię 287 mkw. i posiadają 1600 m półek.

[email protected]

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Dołącz do nas na X!

Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.

Obserwuj nas na X!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!
Wróć na dziennikpolski24.pl Dziennik Polski