Papierowe dowody i podpisy są wciąż dla urzędów święte

Pan Andrzej, prowadzący małą firmę pod Krakowem, wliczył sobie do kosztów kilka zakupów dokonanych – na potrzeby działalności gospodarczej – przez internet. Sprzedawcami były osoby fizyczne.

Urzędnicy skarbówki zwrócili na to uwagę – i zażądali dowodów potwierdzających transakcje. Przedsiębiorca okazał wydruki e-maili zawierające dane sprzedawcy, daty dokonania poszczególnych zakupów, a także opis nabytych towarów i ich ceny. Ma też potwierdzenie odbioru, list przewozowy i dowody zapłaty.

– To jednak nie wystarcza. Usłyszałem, że nie mogłem sobie wrzucić w koszty tych zakupów, bo na rachunkach nie ma… autentycznego podpisu sprzedawcy – denerwuje się pan Andrzej. I puka się w głowę: kto w dobie internetu będzie jeździł po świecie i polował na podpis kontrahenta? – Przecież całe dobrodziejstwo internetu polega właśnie na tym, że pozbywamy się niepotrzebnego papieru – przekonuje przedsiębiorca.

Tłumacząc to wieloma nieprawidłowościami w handlu internetowym, organy podatkowe od dłuższego czasu nie godzą się na rozliczenie w firmowych księgach przychodów i rozchodów zakupów dokonanych np. na aukcjach interne-towych, gdy sprzedawca nie wystawia rachunku, bądź faktury.

Nie wystarczą wydruki dokumentujące transakcję, kopie dokonanych przelewów (nawet przez systemy takie, jak PayPal), e-maile. W dobie handlu inter-netowego niezbędny jest podpis sprzedawcy.

Problem, jak wiele innych, wynika z kompletnego niedostosowania starych przepisów do nowych (w tym wypadku – dotyczących zakupów inter-netowych, w tym aukcji). Rozporządzenie ministra finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów pochodzi z czasów papieru, podpisów i pieczątek.

Kodeks cywilny – siłą rzeczy – nie zawierał wtedy regulacji dotyczących elektronicznych transakcji na odległość. Gdy te przepisy do kodeksu wpisywano, nikt (choć mamy resort cyfryzacji!) nie pomyślał o zmianie rozporządzenia. A głosi ono, że jeśli przedsiębiorca nie dysponuje rachunkiem, ani fakturą, musi przedstawić „inny dowód”, zawierający m.in. „podpisy osób uprawnionych”.

Fiskus interpretuje to w ten sposób, że wymaga podpisów obu stron transakcji. Nawet jeśli sprzedawca mieszka w Pernambuco. A może nawet – zwłaszcza wtedy…

– Ministerstwo Finansów forsuje e-deklaracje i zapowiada, że wiosną uruchomi portal podatkowy pomagający w automatycznym liczeniu należności. Po to, by obniżyć koszty i pozbyć się ton papieru. A z drugiej strony obstaje przy rozwiązaniach z czasów króla Ćwieczka – komentuje pan Andrzej.

A takich kwiatków jest więcej. Na niedawnym II Forum Przedsiębiorców „Dziennika Polskiego” jeden z uczestników pytał wiceministra cyfryzacji Romana Dmowskiego, po co skarbówka rozsyła do firm rozliczających się z nią cyfrowo – papierowe potwierdzenia, że rozliczenie jest prawidłowe. Okazało się, że nakazują jej to przepisy. – To są setki tysięcy listów, które trzeba stworzyć, wydrukować, podpisać, włożyć w koperty i wysłać. Koszty idą pewnie w miliony – dziwi się przedsiębiorca.

A kopie paragonów z kasy fiskalnej? Od zeszłego roku trzeba je przechowywać przez 5 lat. Przedsiębiorcy zwracają uwagę, że przy dużej liczbie transakcji codziennie rosną w Polsce Tatry (a może i Himalaje) papierowych rolek z paragonami. Które – z uwagi na właściwości papieru termicznego – szybko blakną.

Po dwóch latach na większości z nich niczego już nie widać. Ale trzymać trzeba, gdyż – jak tłumaczy resort finansów – „paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie”.

Na szczęście w tym wypadku fiskus dopuszcza zastąpienie papierowych kopii paragonu – cyfrowymi. Potrzeba do tego jednak nowoczesnych kas z elektronicznym zapisem kopii. Jak informuje ministerstwo, ich udział w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas systematycznie rośnie; jednak nie wszystkich początkujących przedsiębiorców na nie stać i nie wszyscy starzy mogą sobie pozwolić na szybką wymianę posiadanych urządzeń na nowe.

Najprostsza kasa z elektronicznym zapisem kopii kosztuje ok. 1,4 tys. zł, skarbówka zwraca w podatkach do 700 zł.

[email protected]