Prawa ręka szefa

W recepcji?

- Mało kogo stać na utrzymywanie urody w firmie. Liczą się kompetencje - mówi dr Sedlak.

W małopolskich urzędach pracy spada liczba ofert zatrudnienia dla sekretarek. Właściciele firm wolą przyjmować pracownice "wielofunkcyjne", które nie tylko potrafią poprowadzić biuro, ale znają się też na administracji, kadrach, księgowości, a nawet na przepisach bhp! Opinii tej nie potwierdzają jednak konsultanci z agencji doradztwa personalnego: - Nadal jest sporo ofert pracy dla asystentek. Wymagania wobec nich są bardzo wysokie, ale asystentka nadal pozostaje prawą ręką szefa. Renomowane firmy poszukują takich osób za pośrednictwem agencji, a nie przez urzędy pracy - mówi dr Kazimierz Sedlak, dyrektor działającej od dziesięciu lat w Krakowie firmy konsultingowej "Sedlak&Sedlak".

W recepcji?

 Od kilku lat pracodawcy zgłaszają coraz mniej ofert zatrudnienia. Przykładowo, do Grodzkiego Urzędu Pracy w Krakowie w 1995 roku wpłynęło ich 16 400, podczas gdy w zeszłym roku już tylko 5 073. Jest wśród nich coraz mniej propozycji zatrudnienia dla sekretarek. W styczniu tego roku - na ok. 250 ofert było ich zaledwie cztery, podobnie jak w lutym.
 Podobnie jest w innych miejscowościach. Do tarnowskiego urzędu pracy w tym roku wpłynęły zaledwie dwie oferty dla sekretarek. W Nowym Sączu od kilku lat liczba ofert pracy tego typu oscyluje wokół trzydziestu. Na początku lat 90. było ich jednak aż o 20 proc. więcej... W Suchej Beskidzkiej poszukiwana jest aktualnie jedna sekretarka. Zresztą tego typu oferty w tej miejscowości zawsze trafiały się rzadko. W Zakopanem ofert pracy dla sekretarek nie ma wcale. Zresztą generalnie jest mało anonsów. W ciągu miesiąca do urzędu wpływa ich zaledwie 30-40. - Podczas gdy osiem lat temu zdarzało się dwieście, a nawet trzysta w ciągu miesiąca - usłyszeliśmy w zakopiańskim PUP. - Jednak oferty pracy w biurze zdarzają się u nas niezwykle rzadko. Najczęściej pracę można znaleźć w recepcji hotelu.
 W Krakowie najwięcej jest ofert dla sekretarek/asystentek, które mogą się pochwalić

dyplomem wyższej uczelni.

 - Choć od papierów ważniejsze są umiejętności, to jednak dyplom studiów wyższych zwiększa pozycję przetargową na rynku pracy. Jeśli mam dwie kandydatki: jedną ze średnim, a drugą z wyższym wykształceniem, to chętniej będę rozmawiał z tą drugą - przyznaje dr Kazimierz Sedlak. - Jednak dla mnie najważniejsze jest dopasowanie profilu człowieka do profilu firmy. Powinna ona stwarzać mu warunki rozwoju. Kandydat o wysokich aspiracjach odejdzie z firmy, która mu tego nie zapewni. Dlatego nieraz namawiam szefów firm, które nie stwarzają możliwości rozwoju zawodowego, by zdecydowali się na kandydata ze średnim wykształceniem, który dłużej u nich popracuje.
 Ocena kandydatki, którą przeprowadza agencja doradztwa personalnego, ma charakter wieloaspektowy. Proces rekrutacji obejmuje przede wszystkim sprawdzenie, czy posiada ona

praktyczne umiejętności.

 - Interesuje nas, czy pisząc na komputerze używa dziesięciu palców, czy tylko dwóch, pytamy ją na przykład, w jaki sposób segreguje się dokumenty czy wystawia faktury... Nie ma potrzeby przeprowadzać testów osobowościowych, by dowiedzieć się, czy kandydatka ma zdolności interpersonalne. Konsultantami są psychologowie, którzy wyłapują takie rzeczy podczas zwyczajnej rozmowy, obserwacji zachowania - mówi dr Kazimierz Sedlak.
 W Krakowie największe szanse na objęcie posady sekretarki mają kobiety, które znają języki obce. - Najlepiej dwa albo trzy - usłyszeliśmy w Grodzkim Urzędzie Pracy. Najbardziej poszukiwane są kandydatki ze znajomością języka angielskiego i niemieckiego. Rzadziej zdarzają się oferty dla pań władających francuskim i włoskim. Najczęściej pracodawcy życzą sobie, by sekretarka potrafiła porozmawiać z obcojęzycznym kontrahentem przez telefon, zapisać ważną informację, przedstawić gości.
 Idealna sekretarka powinna sprawnie pisać na komputerze (programy Word i Excel, a czasami także księgowy CDN) i znać obsługę urządzeń biurowych.
 - Nierzadko zdarza się, że pracodawca liczy, że jego sekretarka zajmie się administracją i kadrami albo np. księgowością czy marketingiem - usłyszeliśmy natomiast w tarnowskim PUP. Jedna ze szkół średnich zażyczyła sobie osoby z doświadczeniem w pracy w szkole. Istotne było, by znała obieg dokumentów w instytucji tego typu.
 Także szefowie krakowskich firm preferują pracowników "wielofunkcyjnych". Tworząc miejsce pracy dla księgowej, liczą, że przejmie ona także obowiązki sekretarki: będzie odbierała telefony, zapisywała informacje, wysyłała faksy... Wynika to z ograniczeń ekonomicznych - wielu firm nie stać na stworzenie nowych miejsc pracy.
 Generalnie -

im dalej od Krakowa, tym niższe wymagania

stawiane są sekretarkom. W Zakopanem najmilej widziane są osoby ze średnim ekonomicznym wykształceniem, które mogą zostać "pracownikami wielofunkcyjnymi". - Zdarza się, że pracodawcy deklarują, że przyuczą je do obsługi programów komputerowych z zakresu księgowości - mówi Krystyna Grzeszczak, kierowniczka Działu Pośrednictwa Pracy zakopiańskiego PUP.
 Do urzędu w Suchej Beskidzkiej trafiają oferty dla sekretarek ze średnim wykształceniem. Pracodawcy nie przywiązują wagi do jego profilu. Pragną jednak, by sekretarka spełniała także inne funkcje. Na przykład jeden z ośrodków szkoleniowych poszukiwał sekretarki, która pracowałaby także

w charakterze inspektora bhp!

 Wielu pracodawcom zależy, by sekretarka była dyspozycyjna. Najczęściej nie oznacza to konieczności pozostawania codziennie po godzinach, jednak pracownica nie może się wymigiwać z obecności na popołudniowej konferencji, której przebieg ma obowiązek zaprotokołować. Większe szanse na zatrudnienie mają osoby z kilkuletnim doświadczeniem.
 Pracodawcy, zgłaszając preferencje co do kandydatki, życzą sobie, by była ona "raczej młoda". Taka informacja nigdy nie zostaje wpisana do oferty pracy z uwagi na zakaz dyskryminacji, ale... - Kiedy mam świadomość, że właściciel firmy zatrudnia młody zespół, a o posadę sekretarki u niego chce się ubiegać kobieta 45-letnia, to o razu uprzedzam ją: "Szkoda pieniędzy na bilet..." - usłyszeliśmy w jednym z pośredniaków.
 A prezencja? - Możemy pracodawcy polecać np. panią Malinowską po czterdziestce, podkreślać, że jest sumienna, ładnie się wysławia, zależy jej na pracy, bo często zachodzi do urzędu i pyta o pracę, ale wiadomo, że to do pracodawcy należy ostatnie słowo - rozkładają ręce pracownicy urzędów pracy. Im kobieta młodsza, bardziej zadbana, tym większe ma szanse.
 Pośrednicy z Nowego Sącza twierdzą, że sekretarka musi być

w wieku do trzydziestki, ładna i zgrabna.

 - Pracodawcy nie mówią wprost, że poszukują ładnych kandydatek, ale widzę, kto wraca z rozmów kwalifikacyjnych z kwitkiem. Są to osoby mniej urodziwe, które dawno temu przekroczyły trzydziestkę. Odmowa pracy następuje pod byle jakim pretekstem. Tak naprawdę kobiety te są zbywane... - mówi Helena Nowak, pośredniczka pracy z Suchej Beskidzkiej.
 Innego zdania jest dr Kazimierz Sedlak: - Czasy, kiedy pracodawcy zwracali uwagę na ładną buzię i długie nogi, minęły bezpowrotnie pięć lat temu. Od tego czasu nie zdarzyło mi się, by zgłosił się do mnie klient poszukujący urodziwej sekretarki. Dzisiaj mało kogo stać na utrzymywanie urody w firmie. Pracodawca kalkuluje, jaką wartość przedstawia dla niego pracownik. Liczą się kompetencje.__Coraz częściej pracodawcy szukają kandydatek po trzydziestce, z ustabilizowaną sytuacją rodzinną i - najchętniej - odchowanymi dziećmi. Te kobiety mogą się bez reszty poświęcić pracy.
 Sekretarka w Małopolsce zarabia od 760 do 5,5 tys. zł. W stolicy - o 25-100 proc. więcej.
 ALEKSANDRA NOWAK