Świat tłumaczeń konferencyjnych w czasie pandemii koronawirusa

- Jaki jest świat pracy wirtualnej tłumaczy w czasie pandemii?

- Istotą pracy tłumaczy jest pośredniczenie w komunikacji i z tej roli możemy też się wywiązywać przy zachowaniu obowiązującego aktualnie rygoru sanitarnego. Niezależnie od tego, czy wraz z uczestnikami wydarzenia znajdujemy się w jednym miejscu, czy też jesteśmy rozproszeni i siedzimy przed ekranem komputera, tłumaczenie spotkań jest możliwe. Największa różnica polega na ograniczeniu wszelkich miękkich elementów bezpośredniego spotkania, od komunikacji niewerbalnej po atmosferę spotkania. Wideokonferencja wymaga od wszystkich uczestników większej koncentracji i dlatego może być bardziej wyczerpująca. Jeżeli chodzi o tłumaczy, to dodatkowa trudność ich pracy wirtualnej polega na tym, że wiele docierających do nich komunikatów dociera osobnymi kanałami i konieczność ich scalenia powoduje dodatkowe obciążenie kognitywne. Warto przy tym zauważyć, że podczas tłumaczenia słyszymy zazwyczaj tylko jednego tłumacza, ale w kabinie tradycyjnej i wirtualnej jest ich co najmniej dwóch, bo wbrew pozorom jest to praca zespołowa.

- Czy był ktoś przygotowany na to, że w ciągu paru dni świat stanie na „głowie”?

- Jeżeli chodzi o konferencje, to zdalne tłumaczenie nie jest zupełnie nowym zjawiskiem. Już wcześniej były sytuacje, gdy pojedynczy mówcy nie byli w miejscu konferencji, tylko łączyli się z uczestnikami z innej lokalizacji. Zdarzało się również, że to tłumacze znajdowali się w innym miejscu niż to, gdzie odbywała się konferencja, niemniej zazwyczaj działo się tak, gdy sala nie pozwalała na umieszczenie kabiny w jednej lokalizacji. Również tłumaczenia podczas wydarzeń, które były transmitowane, czy to w telewizji, czy poprzez platformy konferencyjne stanowiły już wcześniej uzupełnienie naszej pracy. Podobnie tłumaczone były wcześniej wybrane telekonferencje - a zatem wszystkie te elementy, które dziś składają się na tłumaczenie zdalne już występowały - nowy jest ich niemal wyłączny charakter i szersza skala. Generalnie można uznać, że o ile zdalne rozwiązania już istniały, to ze względów na większą złożoność, a zatem zwiększone ryzyko zakłóceń, niepowodzenia były ograniczane na rzecz mniej skomplikowanych, bezpieczniejszych technicznie rozwiązań. Teraz wśród priorytetów bezpieczeństwa na pierwszym miejscu jest zdrowie, więc doszło do przewartościowania rozwiązań i szerzej sięga się po rozwiązania zdalne.

- Czy sieć internetowa spełniła rolę „okna” na świat?

- Tak, kontakt za pośrednictwem internetu z pewnością stanowi w pewnym zakresie substytut bezpośrednich spotkań.

W sferze merytorycznej spotkania internetowe nie ustępują w niczym spotkaniom tradycyjnym, ale ich siła, czyli koncentracja na meritum, stanowi zarazem ich słabość, gdyż ogranicza możliwości zaspokojenia potrzeby kontaktów bezpośrednich w sferze socjalnej.

Dodatkową trudność stanowi nie tylko konieczność zmiany rodzaju spotkania, ale i niepewność, czy ten stan jest permanentny, czy przejściowy, a jeśli tak, to jak długo będzie trwał.

- Zamrożone zostały również podróże, urlopy zagraniczne, wyjazdy służbowe, kontakty międzynarodowe. Tego wszystkiego zabrakło. Co w zamian?

- Możliwości są spore - szczególnie jeśli chodzi o wymianę doświadczeń, dyskusje, czyli wszystko to, co możemy zrealizować spotykając się wirtualnie, ale korzystamy z tego ostrożnie. Z jednej strony życząc sobie powrotu do tego z czym jesteśmy obeznani, z drugiej strony nie wiedząc, ile ten stan będzie trwał. Uważam, że takie podejście jest reaktywne. Powinniśmy raczej - kierując się celami jakie chcemy realizować, znając dostępne narzędzia i prognozując okoliczności dobierać rozwiązania, które pozwolą nam najlepiej pogodzić te aspekty. Na podstawie takiej analizy - z uwzględnieniem kosztów - możemy dojść do wniosku, że zrealizujemy projekt w przestrzeni wirtualnej, ale też może do tego, że nie warto tego robić. Musimy jednak wówczas wziąć pod uwagę koszty zaniechania działania, które mogą być tym większe, im dłużej będziemy zwlekać. Konkretny przykład - wiosną odwołujemy konferencję z powodu pandemii - przekładamy ją na jesień - ma odbyć się w tradycyjnej formie. Pozostaje jednak niepewność, czy nie będziemy musieli stawić czoła drugiej fali zachorowań - a jeśli tak, to może warto zaplanować konferencję od początku jako wirtualną - ograniczając ryzyko niepowodzenia, czy zaniechania działania.

Dysponuję konkretnymi przykładami tłumaczonych spotkań online, które pozwoliły na osiągnięcie zamierzonych celów szkoleniowych, konsultacyjnych przy jednoczesnej oszczędności wydatków na poziomie 50%. Oszczędność finansowa, to jednak nie jedyna korzyść - w przypadku braku podróży oszczędzamy również czas - w jednym z analizowanych przeze mnie przypadków, ta oszczędność wynosiła 60%. Zatem spotkania i tłumaczenia online mogą być bardzo efektywne, a zarazem mają swoje ograniczenia.

- Gospodarka, firmy, przedsiębiorstwa, biura, choć ograniczyły działalność, to na szczęście nie zaprzestały działalności. Czy świat wirtualny zastąpił świat, który wcześniej znaliśmy?

- W pewnym momencie zastąpił w znacznym stopniu, ale przede wszystkim wskazał nam nowe możliwości - a nawet wymusił ich stosowanie. Teraz od nas zależy, na ile te doświadczenia wykorzystamy. Na ile będziemy w stanie czerpać z pozytywnych doświadczeń, na ile pozwolą one nam działać w sposób pełniej wykorzystujący potencjał cyfrowego świata z jednoczesnym poszanowaniem równowagi pomiędzy nim a rzeczywistością. Otwiera się przed nami wachlarz możliwości od spotkań tradycyjnych aż po w pełni wirtualne - ale prawdopodobnie efektem zebranych doświadczeń będzie szerokie stosowanie rozwiązań pośrednich - hybrydowych. W tym miejscu ważna jest rozmowa pomiędzy klientami, organizatorami i uczestnikami, aby ustalić cele spotkania i wynikające z tego wymagania techniczne, a następnie pogodzić je z możliwościami technologicznymi.

- Jak w tym świecie odnaleźli się tłumacze, dość specyficzna grupa zawodowa- należąca po trochu do wszystkich tych światów?

- W znaczącej większości tłumacze dobrze odnaleźli się w nowej rzeczywistości. Po pierwsze, elastyczność i umiejętność ciągłego uczenia się, to kluczowe cechy dla tłumaczy konferencyjnych. W dodatku lockdown dał im konieczny czas na adaptację. Doskonale też zadziałała współpraca tłumaczy, którzy mimo swej niezależności, szybko znaleźli sposoby wzajemnej pomocy, wymiany doświadczeń i wsparcia merytorycznego. Podam kilka przykładów: grupa około 40 tłumaczy stworzyła think-tank, podzieliła się na grupy i rozpoczęła pracę nad wybranymi tematami - np. zdalne tłumaczenie symultaniczne, bezpieczeństwo danych, dobre praktyki, etc. Wyniki tych prac były następnie prezentowane pozostałym uczestnikom think-tanku, a ich podsumowanie zostało opublikowane w portalach społecznościowych. Zorganizowano szereg szkoleń poświęconych konkretnym narzędziom informatycznym. Jednym z najważniejszych aspektów było bezpieczeństwo danych - na ten temat została zorganizowana wirtualna dyskusja panelowa z uczestnictwem ponad 50 tłumaczy. Przykłady można mnożyć.

- Szybko dostosowali się do nowej rzeczywistości?

- Mam wrażenie, że tłumacze dość szybko dostosowali się do nowej rzeczywistości, wydaje mi się nawet, że proces adaptacyjny po stronie potencjalnych zleceniodawców i klientów jest wolniejszy. W dużej mierze związane jest to z niepewnością co do sytuacji ekonomicznej podmiotów gospodarczych

, ale i z tego, że procesy decyzyjne w większych organizacjach przebiegają wolniej aniżeli w przypadku małych firm i organizacji, a do nich trzeba zaliczyć tłumaczy. Podsumowałbym to tak, że po stronie tłumaczy zgromadzone zostały kompetencje, które będą mogły zostać wykorzystane, gdy tylko zleceniodawcy się na to zdecydują.

- Zamiast kontaktów twarzą w twarz spotkania odbywały się ekran w ekran, w większym i mniejszym gronie. Do świata wirtualnego przeniosły się kameralne spotkania robocze i wielkie konferencje, koncerty oraz turystyka…

- Tak, i wszędzie, w każdym z wymienionych przykładów można korzystać ze zdalnego tłumaczenia. To pokazuje, że sytuacja, w jakiej się znaleźliśmy, uwalnia też nowy potencjał. Tłumacze mogą dotrzeć ze swoją usługą też do miejsc, gdzie wcześniej było to niemożliwe albo ekonomicznie nieuzasadnione.

- Jeśli były to spotkania w jednym języku, nawet obcym, to mniejszy problem niż sytuacja, gdy trzeba było zorganizować większe spotkanie, w kilku językach?

- Narzędzia do spotkań wielojęzycznych istniały już wcześniej - natomiast nie przebiły się one do szerokiej świadomości ze względu na ich większą złożoność - tradycyjne spotkania przewyższały wirtualne formy spotkań swoją naturalnością. Zalety spotkań wirtualnych - to ich dostępność i możliwość efektywnego wykorzystania zasobów. Udział w wielojęzycznym spotkaniu to jednak też konieczność zastosowania się do pewnych reguł - począwszy od jakości dźwięku - korzystania ze słuchawek, mikrofonów - aż po utrzymanie zasad dyskusji - powstrzymanie się od jednoczesnego mówienia wielu osób.

- Spotkania wielojęzyczne wymagają z reguły udziału tłumaczy. Jak szybko udało się wejść tłumaczom i firmom na nową ścieżkę pracy?

- Tak jak już powiedziałem, mam wrażenie, że ostatnie 2-3 miesiące zostały wykorzystane przez tłumaczy w bardzo efektywny sposób- teraz czekamy na to, jaką politykę w zakresie spotkań, szkoleń, konferencji będą realizowali nasi klienci. Cały czas służymy też podpowiedzią, jakie istnieją możliwości techniczne i na co warto zwrócić uwagę, planując spotkanie wielojęzyczne.

- Jakie narzędzia specjalistyczne były do tego potrzebne? Czy są odpowiednie platformy, systemy zabezpieczeń?

- Tak, jest kilku dostawców platform internetowych, które umożliwiają tłumaczenie i zapewniają tłumaczom odpowiednie rozwiązania techniczne. To jednak nie wszystko, również tłumacze musieli zainwestować w dodatkowe wyposażenie. Kabiny do tłumaczenia symultanicznego, jakie znacie Państwo z tradycyjnych konferencji, przeniosły się do domów tłumaczy, ale przede wszystkim to tzw. hubów. Hub to miejsce, w którym tłumacze pracują w warunkach zbliżonych do tradycyjnych - mają zazwyczaj kabiny, wyposażone w odpowiednią infrastrukturę IT, która umożliwia szybkie reagowania w przypadku możliwych awarii Internetu, zasilania, komputerów. Przede wszystkim jednak nad tłumaczeniem, może czuwać również technik, co daje komfort pracy tłumaczy, którzy mogą się skoncentrować na samym tłumaczeniu, pozostawiając sprawy techniczne - podobnie jak podczas tradycyjnych konferencji - wyspecjalizowanym technikom. Istotne jest też bezpieczeństwo danych, dlatego hub jest wyposażony w niezależne komputery, a tłumacze mogą dodatkowo korzystać z własnych komputerów, do których nikt poza nimi nie ma dostępu, a zatem dane klientów są bezpieczne.

- Inaczej przygotowuje się spotkanie o wysokim stopniu poufności, biznesowe, polityczne, inaczej wielką internetową konferencję, a inaczej spotkanie robocze „twarzą w twarz”, choć z pośrednictwem tłumacza...

- Poufność jest kluczową składową pracy tłumaczy konferencyjnych, dlatego co do zasady każde spotkanie jest traktowane jako poufne, to czy spotkanie jest dostępne dla zamkniętej, czy otwartej grupy uczestników, to decyzja klienta i on decyduje o tym, kto będzie miał dostęp do treści danego spotkania - my możemy podpowiedzieć, jakie rozwiązania techniczne są dostępne np. sposób logowania uczestników, ich ewidencja itp.

Spotkania wirtualne wymagają szczególnej dbałości, jeśli chodzi o sposób ich przygotowania - np. wybór gospodarza / moderatora - dlatego tak ważna jest rozmowa o tym, jak to spotkanie ma wyglądać i przeprowadzenia wcześniejszej próby

. W tej chwili przygotowujemy się do serii spotkań, która rozpocznie się za kilka dni. Zaczęliśmy od próby wewnętrznej z udziałem techników i tłumaczy. Jutro próba z udziałem klienta, a rozpoczęcie realizacji za dwa dni. W przypadku tradycyjnej konferencji spotkalibyśmy się w przeddzień lub w dniu konferencji, tu mamy możliwość rozłożenia przygotowań w czasie.

- Jak przygotować spotkanie wielojęzyczne?

- Przede wszystkim trzeba się zastanowić, co chcemy osiągnąć - to determinuje krąg uczestników. Najlepiej opowiedzieć o celach spotkania konsultantowi, tłumaczowi, a on przedstawi możliwości techniczne i koszty takiego przedsięwzięcia. Rozmawiając, można dogrywać szczegóły.

- Co można w ten sposób osiągnąć?

- Można zgromadzić wiele osób w jednym miejscu - na spotkanie potrzebujemy mniej czasu, odpada czas podróży, możemy się spotkać z osobami z odległych miejsc. W bardzo efektywny sposób można przekazać informacje i natychmiast otrzymać feedback. Spotkania można tworzyć jako serie krótszych spotkań, co jest bardziej efektywne i mniej angażujące czasowo, a w dodatku daje czas na refleksję pomiędzy spotkaniami.

- Czego zabraknie podczas spotkania w wirtualnej rzeczywistości?

- Bezpośredniego kontaktu, spotkań i rozmów podczas przerw…

- Jak można zadbać o poufność spotkań?

- Kwestia bezpieczeństwa danych to temat na osobną rozmowę, ale trzeba powiedzieć, że w dużej mierze jesteśmy zależni od operatorów platform. Co do zasady dbają oni o bezpieczeństwo danych, ale warto i w tym względzie skonsultować swoją decyzję. Mamy też pewne możliwości nadzorowania, kto bierze udział w spotkaniach i jakie ma uprawnienia, o tym właśnie warto rozmawiać z wyprzedzeniem.

- Czy spotkania tradycyjne zostaną zastąpione przez wirtualne? A może przed nami wspaniały świat spotkań hybrydowych?

- Te kontakty, które czerpały z energii bezpośredniego spotkania uczestników, pozostaną w tradycyjnej formie, te które na pierwszym planie stawiają efektywną komunikację w części merytorycznej, doskonale nadają się do przeniesienia w świat wirtualny. To jednak tylko generalna zasada, ze względu na bezpieczeństwo, oszczędność czasu i kosztów, wiele form pośrednich może się okazać tymi najlepszymi. Istotne jest bezpieczeństwo planowania wydarzeń z wyprzedzeniem - zmiany w ostatniej chwili mogą być trudne, nawet niemożliwe, albo często bardzo kosztowne - dlatego w niepewnych czasach warto planować bezpiecznie, a to może oznaczać właśnie hybrydowo.

- Jaka przyszłość przed „rynkiem” spotkań?

- Trudno wyrokować na temat przyszłości - na ile pandemia zmieni nasze przyzwyczajenia socjalizacyjne.

Myślę, że bezpośrednie spotkania będą dla nas bardzo ważne, już teraz czujemy za nimi tęsknotę, ale w konkretnych sytuacjach ze względów racjonalnych będziemy sięgać po spotkania w przestrzeni wirtualnej, a pewnego dnia tradycyjna rzeczywistość pewnie tak silnie splecie się z rzeczywistością wirtualną, że trudno będzie je rozróżnić.