Gotujcie się na e-deklaracje. Jak się dostać do bramki?

- Ministerstwo Finansów na swojej stronie umieściło informacje na temat e-deklaracji i udostępniło nową Uniwersalną Bramkę Dokumentów. Jak z tej niej korzystać?

- Ministerstwo wprowadziło nowe rozwiązanie w formie platformy pozwalającej na zbiorcze wysyłanie e-deklaracji zawierających maksymalnie 20 tys. dokumentów w jednej przesyłce (paczce). Przygotowanie e-deklaracji do wysyłki w nowej formule wymaga przetworzenia treści deklaracji w strukturę pliku, która została narzucona przez resort. Przekształcenie deklaracji PIT odbywać się będzie poprzez odpowiednie narzędzia informatyczne, jakimi są programy do kadr, płac, księgowości lub systemy ERP. Plik zostanie przygotowany przez takie narzędzie i wysłany według instrukcji do bramki ministerstwa.

- Czy w programie Płatnik będzie wraz z aktualizacją udostępniona możliwość wysyłki e-deklaracji?

- Nie. Program Płatnik nigdy nie służył do rozliczeń podatkowych, tylko do rozliczeń z ZUS.

- Czy resort finansów udostępnia oprócz bramki aplikacje/narzędzia pozwalające na sczyta-nie informacji z e-deklaracji do bramki ministerstwa?

- Nie. Ministerstwo udostępnia tylko i wyłącznie możliwość wczytania pliku w odpowiedniej strukturze. Podatnik musi taki plik przygotować.

- Czy urzędy skarbowe udostępniają aplikacje pozwalające wysłać deklarację?

- Nie. Urzędy służą jedynie informacją, jak działa nowa bramka.

- W jaki sposób można będzie przetworzyć deklaracje papierowe w formę elektroniczną, by ją przekazać ministerstwu?

- Zwykle programy księgowe, płacowe lub systemy ERP powinny to umożliwiać. Trzeba się skontaktować ze swoim dostawcą takich rozwiązań z pytaniem, kiedy i na jakich warunkach będzie można wysyłać e-deklaracje na nową platformę MF. Wielu producentów dostarcza swoim klientom uaktualnione wersje programów bezpłatnie. Jeśli ktoś nie dysponuje odpowiednim rozwiązaniem, powinien się rozejrzeć za solidnym i wiarygodnym dostawcą.

- Wielu przedsiębiorców nie korzystało dotąd z sytemu e-deklaracji. Mówią, że ministerstwo zmusza ich do zakupu narzędzi informatycznych. Ile to kosztuje?

- Koszt rozwiązań dostępnych na rynku waha od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Przedsiębiorcy mogą przy tym skorzystać z różnych projektów unijnych, które pomagają sfinansować takie inwestycje. Można również, zamiast zakupu oprogramowania, wybrać usługę w chmurze, płacąc miesięczny abonament i redukując tym samym wydatki na licencję i niezbędną infrastrukturę.

- A czy ktoś, kto wysyłał dotąd dobrowolnie e-deklaracje, będzie mógł korzystać z dotychczasowej bramki ministerstwa?
- Tzw. stara bramka daje możliwość wysyłki pojedynczych deklaracji. Jeżeli ten model w danej firmie się sprawdza, to można z niego korzystać również po 1 stycznia 2015.

- Gdzie księgowa firmy może pozyskać informacje w celu poprawnego wysyłania e-deklaracji po 1 stycznia?

- Wiele firm i instytucji prowadzi odpowiednie szkolenia, również z udziałem przedstawicieli urzędów skarbowych. Zwykle na tych szkoleniach porządkowana jest wiedza podatkowa, często podpowiadane są również procedury, jakie w firmach należy uruchomić od nowego roku. Praktycznej wiedzy na temat działania nowego systemu e-deklaracji księgowa powinna szukać u dostawcy oprogramowania, z którego firma korzysta.

- Niektórzy twierdzą, że nawet po szkoleniach nadal nie wiedzą, co zrobić, by poprawnie wysłać e-deklarację.

- Jeśli ktoś już pracuje na oprogramowaniu umożliwiającym wysyłanie pojedynczych e-deklaracji, to może działać jak dotąd. Jeśli jednak chciałby skorzystać z możliwości nowej bramki i wysyłać zbiorczo e-deklaracje w paczkach, wtedy musi się skontaktować z dostawcą swego oprogramowania i zapytać o stosowne modyfikacje oraz termin i koszty ich wprowadzenia.

Z kolei osoby, które w ogóle nie korzystały dotąd z systemu e-deklaracji, powinny jak najszybciej znaleźć dostawcę. Kompletnie nie warto przy tym kupować kota w worku, tylko dobrze się rozejrzeć, a jednocześnie zapytać o zasady współpracy, np. o to, czy dostawca przewiduje nowelizację oprogramowania wraz ze zmianami w przepisach.