Na odpis aktu zgonu w Krakowie czeka się nawet miesiąc!

- To jest chore! - denerwuje się pani Marta. - Urzędniczki wyjaśniły mi, że zmienił się system i teraz na odbiór dokumentów tak długo się czeka w całym kraju. Przecież dawniej szło się do USC i wychodziło z drukiem, a teraz musimy chodzić dwa razy i długo czekać. Jak można było zmienić lepsze na gorsze?

Tak długie terminy rzeczywiście szokują. Jeszcze do niedawna urzędnicy mówili, że oczekiwanie na odpisy to kwestia 7-10 dni. Co się zatem stało?

Edmund Olczak, dyrektor krakowskiego Urzędu Stanu Cywilnego tłumaczy, że wydłużenie terminów dotyczy głównie dużych urzędów. W mniejszych, gdzie wydawanych aktów jest mniej, czeka się krócej. Przypomina, że od 1 września 2015 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, które zmieniły sposób postępowania przy wydawaniu odpisów.

O ile wcześniej USC wydawały je ze swojej bazy lokalnej, co pozwalało na załatwienie sprawy „od ręki”, to teraz trzeba działać poprzez bazę ogólnopolską. Ponieważ baza ta jest praktycznie pusta, niewypełniona danymi, należy każdy akt wprowadzać do niej od nowa.

Dodatkowo każdy przenoszony do bazy ogólnopolskiej (Bazy Usług Stanu Cywilnego) akt musi być ponownie podpisany przez kierownika USC lub jego zastępcę. Czynności te znacznie zwiększyły czas przeznaczony na wydawanie odpisów.

Dyrektor dodaje, że narzędzie, jakim USC się posługuje (aplikacja Źródło, narzucona wszystkim USC przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych), jest wolniejsza w działaniu niż aplikacje lokalne, wymaga wprowadzenia większej niż dotychczas liczby danych, a do tego jest zawodna.

- Dla poprawy tej sytuacji zgłaszamy do MSW konieczność zmian legislacyjnych, m.in. tego, aby wszyscy pracownicy mogli podpisywać przeniesione akty, a do COI (Centralny Ośrodek Informatyki) wszystkie wady techniczne aplikacji - mówi dyrektor Olczak.

Urząd Miasta Krakowa stara się ratować sytuację: zatrudnił dodatkowych pracowników, zwiększył liczbę zastępców kierownika USC, finansuje godziny nadliczbowe, wyposażył jednostkę w dodatkowy sprzęt, głównie komputery. Mimo że obowiązek dostarczenia sprzętu ciąży na MSW, do dnia dzisiejszego nie wywiązało się ono z tego obowiązku

Podjęte zostały także wewnętrzne działania organizacyjne: przegrupowania pracowników, instalacja systemu kolejkowego, otwarcie punktu USC przy ul. Wielickiej. W efekcie referat USC w Nowej Hucie ma teraz terminy do 7 dni roboczych (akty własne) i 10 dni roboczych (akty zewnętrzne). Sytuacja przy ul. Lubelskiej też ma się poprawić.