Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Dzięki projektowi e-akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat, także w formie elektronicznej. Nowe przepisy wymuszają nowy zakres danych które, pracodawcy będą przekazywać do ZUS, dlatego należy zaktualizować programy kadrowo-płacowe. Osoby które nie pobrały jeszcze nowej wersji Płatnika mają na to czas do 25 stycznia. Od 1 do 25 stycznia będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”.
Nowy zakres danych przekazywanych ZUS
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia. Pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych szerszy zakres danych. Dane dotyczyć będą wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) kwot przychodu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w danym miesiącu. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA.
Pracodawca może skrócić okres przechowywania
Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń po raz pierwszy w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.
Nowy Płatnik
Przedsiębiorcy, którzy będą rozliczać składki za grudzień 2018 r. mogą zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji Płatnika. Ci, którzy pobrali nową wersję programu, składki za grudzień rozliczą już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Nową wersję należy pobrać, jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Należy pamiętać, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.
Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.
POLECAMY - KONIECZNIE SPRAWDŹ:
Dołącz do nas na Facebooku!
Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!
Dołącz do nas na X!
Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.
Kontakt z redakcją
Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?
